Crecimiento Personal, Organización

GTD: una forma de organizar tus tareas y ganar tiempo

La mujer inspiradora de este mes es Lidia, sin duda una mujer multitarea que le encantaba servir al prójimo. Yo misma me identifico con su perfil, siempre quiero hacer muchas cosas y aceptar nuevos desafíos, ¡aunque todavía tengo mucho que mejorar! Una cosa que me ha ayudado en los últimos años, fue tener implementado en mi vida una herramienta llamada GTD, que significa “Getting Things Done” (Resolviendo las cosas). En el español el título del libro fue adaptado para “Organízate con eficacia”. Dejo aquí la imagen de la portada del libro, que se encuentra fácilmente en Amazon u otras librerías:

Os recomiendo muchísimo este libro, y puedo decir, me ha cambiado la vida en lo que se refiere a organización y administración del tiempo. A continuación os cuento de una manera muy resumida cómo funciona esta metodología, que tiene 5 pasos:

  1. Recopilar

Tomar nota de todo lo que te acuerdas que tienes que hacer o de lo que está preocupándote, desde las tareas más sencillas hasta las más complejas. Coge también papeles de tu bolso, de tu mesa de trabajo, mensajes en el móvil, correos electrónicos, correspondencias, todo lo que pueda requerir alguna acción.

  • Procesar

Analiza cada tarea, una por una. Si es una tarea sencilla que puedes hacerla en menos de 2 minutos, hágala ahora y líbrate de esta preocupación. Si no es el caso, haga preguntas a cada tarea, como: ¿Yo misma tengo que hacerla, o puedo delegar a alguien? ¿Esto demanda alguna acción? ¿Hasta cuándo tengo que hacerla? ¿Esto es una información útil para mí?

  • Organizar

Organiza cada tarea en listas como: casa, trabajo, calle, etc. La idea de cada una de estas listas es aprovechar el tiempo cuando estás en estos lugares o situaciones y hacer todo lo que se pueda. Por ejemplo: en tu lista “calle”, puedes poner todo lo que puedes hacer cuando salgas de tu casa, como comprar algo en el supermercado o farmacia. Puedes tener una lista también de “próximas acciones”, que son las cosas que se pueden hacer en cualquier lugar o por tu móvil. Las tareas con fecha determinada deben ser puestas en tu calendario. Hay tareas que muchas veces hacen parte de un proyecto, entonces puedes tener una lista de proyectos para mirar para acordarte del próximo paso que tienes que tomar para cada uno de ellos.

Un punto importante al poner tus tareas en las listas, es simplificarlas lo máximo posible. Por ejemplo: “Tengo que organizar la fiesta de cumpleaños de mi hijo”, organizar un fiesta tiene muchos detalles y cosas que hacer, entonces haga la pregunta: “¿cuál es la próxima acción para tener la fiesta organizada?” La próxima acción podría ser por ejemplo “definir la lista de invitados”, porque con esta lista en manos serás capaz de determinar el menú, las cantidades, el lugar, etc.

Muchas cosas también que no necesitan acción en el momento, pero es una información que puede servir para el futuro, guárdalas en carpetas de acuerdo con el tema para que las consulte cuando necesario.

  • Revisar

Tus listas deben estar a tu mano fácilmente, sea en un cuaderno, agenda o aplicación de móvil. Diariamente debes mirarlas y una vez a la semana revisar todo lo que tengas apuntado.

  • Hacer

Con todas tus ideas organizadas y nada más para preocuparte de momento, puedes dar inicio a tus tareas una por una, de acuerdo con tus listas que llevan en cuenta el lugar donde estás y tus posibilidades de hacerlo.

Es importante decir que la implementación del sistema GTD en tu vida lleva tiempo y dedicación al inicio, pero después de un tiempo te acostumbras y ya hace parte de la manera de organizarte, ¡es fenomenal! En la Biblia hay un versículo que habla de organización, de planificar las cosas antes de hacerlas:

“Porque ¿quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla?” Lucas 14:28

Para mi este principio es divino, aunque muchas cosas en nuestras vidas no se pueden prever y muchas veces nuestros planes son cambiados, está en nuestras manos la organización de nuestro tiempo y tareas, para vivir mejor y servir al prójimo con salud y menos estrés.

Marília

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